L'organisation d’un séminaire d’entreprise requiert une bonne coordination de différentes étapes nécessaires pour la réussite de l'événement. Voici les étapes clé pour réussir l’organisation de votre séminaire.
Les objectifs et le budget
Pour organiser un séminaire, il est impératif de déterminer au préalable les objectifs de l’événement. Dans quel but souhaitez-vous organiser le séminaire?? Établissez une liste des objectifs par ordre de priorité. Pour cela, vous devez identifier vos cibles : clients, collaborateurs, partenaires, etc. Les réponses à ces questions vous guideront dans les choix que vous aurez à faire par la suite. Une fois les objectifs définis, vous devez être en mesure de déterminer vos besoins : thème de l’événement, type de salle à louer, l’animation, la restauration, les équipements, etc.
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Passer ensuite à l’estimation du budget en tenant compte des coûts à prévoir pour la réalisation du séminaire. Le coût pour la location de la salle occupe une part importante du budget global viennent ensuite les dépenses liés aux déplacements, à la restauration et aux ressources humaines et techniques. Dans la mesure où il s’agit d’un événement à l’étranger, prévoyez également les frais liés au voyage et à l'hébergement. Pour le lieu de séminaire, Rennes est un cadre idéal pour organiser un événement d’entreprise. Vous retrouverez une sélection complète de locaux convenables pour réussir votre séminaire Rennes.
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Les démarches avant le séminaire
Une fois que la liste de vos besoins est établie et votre budget défini, vous pouvez faire appel à des prestataires qui devront vous proposer des devis. Vous pouvez cependant organiser l’événement sans passer par un prestataire. Dans tous les cas, il faudra prêter une attention particulière au choix du lieu de réception. La capacité d’accueil, l’accessibilité par les transports, le niveau de confort, le matériel, la nature de l’événement sont autant de paramètres sur lesquels vous appuyez pour la location de la salle.
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Pensez également à l’envoi des invitations qui doit être fait 3 semaines avant le jour J pour un séminaire qui se déroule sur place et des mois à l’avance pour un événement à l’étranger. La date, également, doit être choisie en fonction de la disponibilité des participants et du lieu de réception. Rendez-vous sur les locaux où se teindra le séminaire la veille pour vérifier que tous les équipements sont fonctionnels.
Le suivi post-séminaire
Il est toujours recommandé de faire un bilan de l’événement pour déceler les points positifs et les manquements en vue d’apporter des améliorations lors d’une prochaine réception. L’avis des participants vous sera d’un grand appui. Faites leur parvenir des questionnaires par courriel ou via des outils spécifiques à l’image de Google Forms. Leurs réponses vous permettront de déterminer les axes positifs et les points faibles de l’évènement.
Dans la mesure où vous aviez fait appel à un prestataire, c’est le moyen de réaliser une évaluation de la qualité de ses services. Ainsi, vous pourriez faire appel à lui pour l’organisation d’un autre événement si ses prestations sont satisfaisantes.