mercredi, mai 12, 2021

Comment bien choisir son agence pour l’organisation d’un séminaire

Pour l’organisation de votre événement professionnel, vous souhaitez faire appel à agence réceptive? Le choix d’une agence réceptive doit être basé sur plusieurs critères pour trouver l’entreprise qui répond le mieux aux spécifications de votre projet. Voici les différentes étapes à suivre pour bien choisir son agence réceptive pour un séminaire.

Définir vos besoins et objectifs

Le premier critère de choix d’un prestataire pour un séminaire d’entreprise est l’adéquation des services proposés par rapport à vos besoins. De ce fait, vous devez commencer par établir une liste de vos besoins tout en précisant le(s) objectifs(s) de l’évènement pour ensuite effectuer un appel d’offres. Réaliser un short-list des agences réceptives disposant des aptitudes et ressources correspondant à vos attentes, tout en prenant compte de votre budget. Pour effectuer votre tri sélectif, vous devez vous informer sur leur spécialisation, les prestations d’anciens clients, leur réputation ainsi que leur avantage concurrentiel. Une fois ces renseignements obtenus, vous pouvez retenir 3 agences réceptives afin d’éviter un débordement lors des entretiens.

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Organisez ensuite un briefing avec les entreprises sélectionnées pour leur exposer plus amplement les détails du projet (date, public, lieu, budget, contraintes, …). Par la suite, les agences peuvent vous solliciter sur des questions liées à l’organisation, soyez disponible pour répondre au mieux à leurs demandes. Si vous désirez tenir un évènement professionnel en région Bretagne, choisissez le département de Morbihan pour organiser votre projet avec Morbihan Affaires. Une agence réceptive qui fournit à ses clients un ensemble de services (transport, restauration, animation, etc) pour la réussite de leur séminaire d’entreprise.

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Evaluer les offres et faites votre choix

Les agences présélectionnées doivent effectuer une présentation orale de leur proposition puis vous remettre l’offre complet formalisé. La proposition devra être axée sur le budget, le délai de réalisation et le lieu de réception en fonction des détails du briefing. Il faudra ensuite évaluer les offres en tenant compte de leur compréhension du problème, l’authenticité de le proposition et sa pertinence, le respect du budget prédéfini, la proactivité, l’écoute et la qualité du support.

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L’adéquation de la proposition vis-à-vis de vos besoins, la qualité de la communication avec le prestataire, le bien-être des activités et lieu de réception choisis sont autant de critères qui peuvent faire la différence et vous aider à porter votre choix sur une agence réceptive spécifique.